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远程办公模式为何能够取得显著成效?

卡饼·2019-11-15 10:04:28·社会
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摘要:目前有很多公司正在导入“远程办公模式”。 那么改变工作地点的好处到底在哪里呢?远程办公不仅可以随时随地完成想做的事情,同时也是企业平稳高效运转的新型工作模式。

现在有很多公司正在导入“远程办公模式”。那么改变工作地点的好处到底在哪里呢?这次我们将采访GIAX管理总部的经理兼会议事务局的流拓巳先生,他正在东京以及各地区推行远程办公模式。接下来我们就请流拓巳先生(以下简称流)为我们说明远程办公的优点和要点,以及智能远程办公所需的条件。无论身在何处都可以及时回复,这可以获得他人信任感。(流)

——流先生,您参加了2019年5月由日本《商业内幕》(Business Insider Japan)主办的五岛群岛的远程工作实验,当时您正在高知县,但您也全程参与了该项目。请问您是如何使用远程进行操作的呢?

流:远程办公与因工作而出差的商务办公不同,远程办公是根据日常生活而不断移动,并在移动中照常工作的模式。商务出差前也就是行程决定后,还得告知周围人几号到几号人不在东京。为了协调该时期的工作,出发前就必须得确定各自的日程安排表。 即使身在东京,也可以召开网上会议,还可以参加其他地方上召开的会议或是完成相关工作,丝毫不影响工作的进展。就我而言,我是通过远程来调整东京的工作。

在我们公司,不仅是我,比如有员工的孩子突然生病时,他们就可以选择在家办公。 除了处理个人信息的会议以外,我基本上都不在会议室里开会,而是参加线上会议。当召开线上会议时,我会说:“这是我们共同的办公室,那就开始吧。”

——您选择现在的工作方式是基于怎样的问题意识和价值观呢?

流:我出身在小地方,刚步入社会的时候,我就暗下决心今后要过两种生活,通过现在从事的工作以及个人的社会交流活动来实现自己的人生价值,所以我的要求是公司不能限制员工的办公模式。

作为一名社会成员,我想要实现两件事,一是与更多的人和物接触,二是我想为那些没有体验过成功或是缺乏信心而无法迈出第一步的人们创造实现梦想的机会。有很多方法可以实现这一点,现在我就想把自己该做的工作做好。

除工作外,我还与其他公司的HR共同运营人力资源社区以及管理职业教育社区。此外,我还积极参加线上社区讨论会以及参与YOSAKOI(盂兰盆节期间在日本全国各地举行的一种祭典)的团队活动。YOSAKOI每年夏季都会移居高知,为期一个月。他们希望能通过舞蹈让这个世界变得越来越好。——为了赢得周围人对远程办公的理解,您都做了哪些努力呢?

流:我更重视的是人际关系中无法用数值衡量的部分。 此外在工作中一定要做出成果。不论身在何处,我们都要尽量减少无法取得联系的情况。即使使用远程办公,及时回复信息也很重要,这对建立信赖关系至关重要。这样做的同时,自己也会觉得很安心。 因此,随身携带电脑和手机的充电器以及在易于连接WiFi的环境下是非常重要的。

——远程会议时,会比面对面的会议更有压力,这个时候您是怎么释放压力的呢?

流:当进行远程会议时,PC屏幕将根据参会人数进行分屏显示。但是在参会者较多的现场会议中,每人的空间都有限,很难知道谁在发言,也很难看到发言人的表情,这都会让人感到压力。与此相对,线上会议中最为困扰的是除了话语以外无法传达其他信息。在这一点上,如果采用远程的话,在大屏幕上可以清清楚楚地看到每个人,他们的表情也可以看得一清二楚,这有助于理解对方的发言内容。 我个人也是通过远程来进行公司宣讲以及面试的。

——与初次见面的人进行远程面试,是不是不太好操控呢?

流:我和学生对远程面试并不抗拒。地方上也有很多优秀的学生,若是能给他们更多机会的话就更好。在选择面试模式的时候,他们可以选择线下或是线上。因此我与很多东京的学生都是用的远程面试。

之前有一次我在家中进行远程面试时,有个学生看到我身后入镜的T恤,开心的跟我说“我也有一件同款。” 那时候我感觉远程面试其实很有生活气息。相比于在会议室进行的面试更接地气,我很高兴自己对面试官的理解更深了一步。

此外,远程面试或者会议,不仅可以省下引导对方进入会议室的时间,还可以省下端茶送水的功夫。而利用省下的这5分钟我们可以缓解尴尬,获取更多的信息。

流先生用远程进行的会议有很多。但是由于远程会议很难看到对方的表情,也很难持续交流。于是流先生就开始使用LG Gram。

流:LG gram具有大屏幕和高分辨率,能大大减轻远程会议的压力。 而且在满电的情况下,续航时间最长可达22个小时。如果需要外出一天都无需携带充电器。

——为更好地实现远程办公,您刚刚已经提到了必备的要素是:能保证随时不掉线的超长续航能力以及轻便的大屏幕。 除此以外,为了更好的实现远程办公,还需要具备哪些条件呢?

流:首先PC是必不可少的,此外比如随身Wi-Fi,智能手机以及耳机也是不可或缺的。而且它们均能使用移动电池充电。其中最重要的一点是电脑充满电后的使用时长。如果电脑续航能力达到22个小时的话则更好不过。 另外,由于工作性质原因,我们需要经常在各地移动,所以行李箱要尽可能轻巧,这就要求所带的物件必须轻便。 LG gram17Z990就很轻便。这感觉就好像自己带了一本大学的笔记本,“笔记本电脑”本来就是这个意思。

──除了创建包含人际关系的环境外,为了给远程办公提供更好的环境,您在PC以及其衍生设备都花了不少功夫。 最后想问您的是,与传统工作方式相比,远程办公有哪些优势呢?

流:当发生意外情况时,计划很可能被打乱。比如说,不得不临时赶往公寓进行设备检查,与此同时还必须收快递。远程办公可能只需要几分钟就可以轻易解决,但是如果不是远程办公的情况下,你可能就要花半天时间去处理。此时,远程办公能有效解决这些问题。

还有一点是你可以根据自己的情况变换工作地点。我的部门经理常说:“办公室是员工之间互相沟通的场所。如果社员不想沟通的话,那办公室也就失去了它最大作用。”话虽这么说,但是有时候交货日期的确很紧凑,不想和大家说话也很正常。这种情况下,大家在家办公可能更有效。此外,为了保障整个工作平稳高效地运转,远程办公不失为一个良好选择。

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